Projecto de Workflow e Gestão Documental em Almada
De acordo com as várias acções levadas a cabo pela Câmara Municipal de Almada no que respeita à modernização e desenvolvimento da autarquia, surge de novo a participação da Medidata num projecto que consiste na implementação transversal de um sistema de Workflow e Gestão Documental com vista a uma gestão global e eficaz dos processos possibilitando o rápido acesso electrónico a todos os conteúdos documentais.
O projecto de modernização foi pensado e posto em prática pela Câmara Municipal de Almada, DAGF- Divisão de Administração Geral e Financeira, que pretendeu aliar as mais valias da solução de Gestão Documental no rápido e eficaz acesso à informação, ao poder de análise e a automatização do processo característicos do Workflow.
Ao nível da Gestão Documental passou a ser possível gerir globalmente o ciclo de vida dos documentos produzidos e manipulados pela autarquia, guardar, localizar e disponibilizar um documento rapidamente, em qualquer altura e de qualquer parte (de acordo com regras de acesso). Para além de integrar conteúdos documentais com informação existente nas aplicações Sigma, a solução permitiu aumentar a eficiência e eficácia dos processos através da circulação e acesso electrónico aos conteúdos documentais e reduzir custos com a desmaterialização de suportes físicos tradicionais.
Ao nível do workflow, a aplicação Sigma –flow da Medidata permitiu controlar os fluxos associados à circulação dos documentos dentro da organização e a implementação de mecanismos de workflow ad hoc nas diferentes aplicações, com possibilidade de pré-definir fluxos de documentos, controlar tempos por etapa e assegurar a geração automática de alertas.
